Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Oksio-palvelun tarjoaja Konvert Technologies Oy (Y-tunnus 3631359-4, Ruukintie 93 B 7, 60100 Seinäjoki), jota tässä selosteessa kutsutaan myös nimellä Oksio. Se vastaa käyttäjätilien (nimi, sähköposti, kirjautumistiedot) sekä henkilökohtaisissa työtiloissa käsiteltävistä henkilötiedoista. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Tuomas Jokela, asiakaspalvelu@oksio.fi. Voit ottaa yhteyttä myös yhteydenottolomakkeella (oksio.fi/yhteydenotto).
Yrityksen työtila
Kun yritys käyttää Oksiota tiiminsä kanssa, yritys on rekisterinpitäjä työtilaansa tallennetuille tiedoille — esimerkiksi työntekijöidensä tuntikirjauksille ja asiakkaidensa metsätiloille — ja Oksio käsittelee niitä yrityksen lukuun käyttöehtojen käsittelyehtojen mukaisesti. Työtilaan liittyvät pyynnöt kannattaa osoittaa ensin työtilan omistajalle.
Mitä tietoja keräämme
Keräämme tilin luomiseen tarvittavat tiedot (nimi ja sähköpostiosoite) sekä palvelun käytöstä syntyvät tiedot, kuten tallennetut metsätilat, projektit, tehtävät ja tuntikirjaukset. Tiimissä tallennetaan lisäksi rooli, kutsujen sähköpostiosoitteet, kuka kirjasi ja kuka teki kunkin tunnin sekä työtilan tapahtumaloki (esimerkiksi roolimuutokset). Tuntikirjaukseen voidaan tallentaa palkanlaskennan tiedot (tauot, ylityö, ilta-, yö- ja viikonlopputyö, kilometrit ja päivärahat), ja jäsenelle voidaan asettaa luottamuksellinen kustannushinta. Asiakirjoihin ja laskutukseen voidaan tallentaa asiakkaiden ja ostajien nimet, yhteystiedot, Y-tunnukset ja ALV-tunnisteet. Työtilan yritystiedot (nimi, Y-tunnus, osoite) tallennetaan asiakirjoja ja laskuja varten, ja tilauksen laskutustiedot käsittelee Stripe. Ennen maksua hyväksytyistä käyttöehdoista tallennetaan hyväksyjä, aika ja ehtojen versio. Kun lähetät viestin yhteydenottolomakkeella, tallennamme nimesi, viestin ja vastausosoitteen (kirjautuneena tilisi sähköpostiosoitteen) sekä kirjautuneena tilisi, työtilasi, roolisi ja tilaustasosi tunnistetiedot, jotta voimme vastata asiaasi. Yhteydenottoviestit poistetaan 24 kuukauden kuluttua lähettämisestä. Kun vaihdat tilisi sähköpostiosoitteen, pyydetty uusi osoite tallennetaan vahvistukseen asti, enintään vuorokaudeksi, ja vaihdosta tehdään merkintä työtilojesi tapahtumalokiin. Sähköpostiosoitteesi vahvistetaan rekisteröityessä linkillä; linkin tunniste säilytetään vahvistukseen asti, enintään vuorokauden. Salasanasta tallennetaan vain tiiviste, ja salasanan palautuslinkki on voimassa tunnin. Kirjautuessasi tallennamme istunnon (voimassa 30 vuorokautta tai uloskirjautumiseen asti) ja selaimen tunnisteen (user agent) väärinkäytösten havaitsemiseksi; vanhentuneet istunnot ja linkit poistetaan päivittäin. Vahvistamatonta tiliä ei poisteta automaattisesti; voit pyytää sen poistoa yhteydenottolomakkeella.
Kirjautuminen Google-tilillä
Voit halutessasi kirjautua Google-tililläsi. Google toimii silloin tunnistautumispalveluna (Google Ireland Limited): se todentaa henkilöllisyytesi ja kertoo Oksiolle Google-tilisi pysyvän tunnisteen, sähköpostiosoitteesi, tiedon siitä, onko Google vahvistanut osoitteen, sekä nimesi. Tallennamme tunnisteen ja sähköpostiosoitteen tilisi linkitykseen, jotta tunnistamme sinut seuraavalla kirjautumisella; nimeä ja osoitetta käytetään tilin luomiseen. Emme saa Googlelta salasanaasi, yhteystietojasi emmekä pääsyä muihin Google-palveluihisi, emmekä tallenna Googlen pääsytunnuksia. Linkityksen voi poistaa asetuksista (Kirjautumistavat), kun tilillä on salasana; tilin poiston yhteydessä linkitys poistetaan. Googlen oma tietojenkäsittely kirjautumisen aikana on kuvattu Googlen tietosuojakäytännössä.
Sähköpostit
Lähetämme palvelun toimintaan liittyviä viestejä: sähköpostiosoitteen vahvistuksen, salasanan palautuksen, ilmoitukset tilin sähköpostiosoitteen vaihdosta, tiimikutsut, tilaukseen liittyvät viestit (tilausvahvistus, veloituksen epäonnistuminen, peruutus ja tilauksen päättyminen) sekä työtilan omistajille ja hallinnoijille viikkoyhteenvedon ja työtilan vastuuhenkilöille muistutukset määräajoista. Viikkoyhteenvedon ja muistutukset voit kytkeä itse pois kohdasta Asetukset → Sähköposti-ilmoitukset; tilin turvallisuuteen liittyvät viestit lähetetään aina. Emme lähetä markkinointiviestejä.
Tietojen käyttötarkoitus
Käytämme tietoja palvelun tuottamiseen, käyttäjätilin ylläpitoon, laskutukseen ja palvelun kehittämiseen. Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen säilytys ja suojaus
Palvelun tietokanta ja palvelimet sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Pääsy tietoihin on rajattu ja suojattu pääsynhallinnalla. Osa palveluntarjoajista (ks. alla) voi käsitellä tietoja myös EU:n ulkopuolella; silloin siirto perustuu Euroopan komission hyväksymään siirtoperusteeseen, kuten vakiosopimuslausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen.
Jäsenyyden, tilin ja työtilan päättyminen
Kun jäsen poistetaan työtilasta, hänen pääsynsä työtilaan päättyy, mutta hänen käyttäjätilinsä säilyy. Tilin poistoa pyydetään yhteydenottolomakkeella, ja poistamme tilin pyynnöstä. Kun tili poistetaan, tilin tiedot poistetaan; lähettämäsi yhteydenottoviestit säilyvät 24 kuukauden säilytysajan loppuun ilman linkkiä tiliin; yrityksen työtilaan kirjatut tunnit jäävät kuitenkin työtilaan tekijän nimellä, koska ne ovat yrityksen työaikakirjanpitoa (työaikalaki 872/2019 32 §) ja laskutuksen perusteita (kirjanpitolaki 1336/1997 2 luvun 10 §). Näiden tietojen säilyttäminen on yrityksen velvollisuus. Kun työtilan omistaja poistaa työtilan, pääsy siihen päättyy heti; omistaja voi palauttaa työtilan 30 päivän ajan, minkä jälkeen sen kaikki tiedot poistetaan pysyvästi. Palvelimen varmuuskopioista poistetut tiedot häviävät viimeistään 30 päivää myöhemmin. Omistaja voi ladata työtilan tiedot ennen poistoa, ja hänen on vietävä kirjanpitoon tarvittavat tiedot. Kun tili poistetaan, ne työtilat, joiden ainoa jäsen käyttäjä on, poistetaan heti; jos käyttäjä on työtilan ainoa omistaja ja siinä on muita jäseniä, omistajuus on siirrettävä ennen poistoa.
Palveluntarjoajat
Käytämme palvelun tuottamiseen alikäsittelijöitä: palvelimet (Hetzner, Euroopan unioni), maksujen käsittely (Stripe), sähköpostin välitys (Resend, EU-alue: vastaanottajan osoite ja viestin sisältö) ja, jos kirjaudut Google-tilillä, tunnistautuminen (Google). Maksukorttitiedot käsittelee Stripe; Oksio ei tallenna niitä.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa sinua koskevat tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Omat tuntikirjauksesi voit ladata itse Tunnit-sivulta (työntekijän oikeus selvitykseen, työaikalaki 32 § 4 mom.). Pyynnöt, myös tilin poistopyynnön, voi lähettää yhteydenottolomakkeella (oksio.fi/yhteydenotto) tai osoitteeseen asiakaspalvelu@oksio.fi.